Учет товарно-материальных ценностей — это не только отражение поступлений и списаний в учетной системе. Для предприятия не менее важно понимать и оперативно получать ответы на вопросы: где фактически находится конкретная материальная ценность, кто за нее отвечает, в каком она состоянии и какие операции с ней происходили.
Особенно сложной эта задача становится на производственных предприятиях, складах, строительных площадках и распределенных объектах, где ежедневно перемещаются сотни или тысячи единиц материалов, оборудования и инструмента.
Правильно организованный учет ТМЦ должен обеспечивать прозрачность всего жизненного цикла материальной ценности — от поступления до списания.
Правильно организованный учет ТМЦ должен обеспечивать прозрачность всего жизненного цикла материальной ценности — от поступления до списания.
Виды ТМЦ
В зависимости от специфики, предприятия ведут учет следующих видов ТМЦ:
В зависимости от специфики, предприятия ведут учет следующих видов ТМЦ:
- сырье;
- материалы и комплектующие;
- инструмент;
- оборудование;
- запасные части;
- инвентарь;
- средства индивидуальной защиты (СИЗ);
- расходные материалы;
- другие материальные активы.
При этом бухгалтерский и операционный учет решают разные задачи.
Бухгалтерская система, как правило, отражает верхне-уровневый статус ТМЦ, а система операционного учета отвечает на множество практических вопросов:
Бухгалтерская система, как правило, отражает верхне-уровневый статус ТМЦ, а система операционного учета отвечает на множество практических вопросов:
- где находится ТМЦ сейчас;
- кому выдано;
- когда выдано;
- в каком состоянии;
- когда был возврат;
- передавалось ли в ремонт;
- кто совершал операции и т.д.
Опыт внедрений системы ДАН (DONE1) на строительных и производственных площадках позволил выработать ключевые практические шаги для автоматизации операционного учета ТМЦ.
Шаг 1. Создайте единый каталог ТМЦ
Наиболее распространенная проблема при учете ТМЦ — отсутствие единого каталога (справочника).
Один и тот же инструмент или материал может быть записан по-разному в нескольких таблицах или журналах учета. В результате появляются дубли, ошибки в наименованиях и последующие сложности при обработке информации.
Для каждой единицы ТМЦ желательно определить:
Единый каталог (справочник) ТМЦ – основа системы учета.
Наиболее распространенная проблема при учете ТМЦ — отсутствие единого каталога (справочника).
Один и тот же инструмент или материал может быть записан по-разному в нескольких таблицах или журналах учета. В результате появляются дубли, ошибки в наименованиях и последующие сложности при обработке информации.
Для каждой единицы ТМЦ желательно определить:
- наименование;
- категорию (группу);
- характеристики;
- единицу измерения;
- серийный и/или инвентарный номер;
- текущее место хранения;
- текущий статус и т.п.
Единый каталог (справочник) ТМЦ – основа системы учета.
Шаг 2. Определите операции, которые необходимо фиксировать
Операционный учет должен отражать все движения и полный жизненный цикл ТМЦ. При этом, разные виды ТМЦ имеют разные жизненные циклы.
Например, жизненный цикл инструмента может быть очень насыщен различными событиями. Поэтому в системе ДАН (DONE1), по умолчанию, для инструмента предлагается фиксировать следующие ключевые операции:
Заявка (заказ) → поступление → выдача → перемещение → возврат → ремонт → списание.
Чем оперативнее информация об операции попадает в систему учета, тем ближе данные к реальной фактической ситуации.
Операционный учет должен отражать все движения и полный жизненный цикл ТМЦ. При этом, разные виды ТМЦ имеют разные жизненные циклы.
Например, жизненный цикл инструмента может быть очень насыщен различными событиями. Поэтому в системе ДАН (DONE1), по умолчанию, для инструмента предлагается фиксировать следующие ключевые операции:
Заявка (заказ) → поступление → выдача → перемещение → возврат → ремонт → списание.
Чем оперативнее информация об операции попадает в систему учета, тем ближе данные к реальной фактической ситуации.
Если кладовщик сначала выполняет операцию, а информацию о ней заносит, например, в конце смены или позже, то между фактом и данными в системе возникает временной разрыв.
Шаг 3. Автоматизируйте инвентаризацию
Текущее состояние склада и своевременное отражение данных о складских запасах и остатках являются важной составляющей операционного учета ТМЦ. Отставание фактического учета от выполненных в реальном времени операций, может привести к существенным расхождениям при инвентаризации.
Поэтому автоматизированная цифровая регистрация операций непосредственно в момент их выполнения, позволяют постоянно поддерживать данные о ТМЦ в актуальном состоянии.
Текущее состояние склада и своевременное отражение данных о складских запасах и остатках являются важной составляющей операционного учета ТМЦ. Отставание фактического учета от выполненных в реальном времени операций, может привести к существенным расхождениям при инвентаризации.
Поэтому автоматизированная цифровая регистрация операций непосредственно в момент их выполнения, позволяют постоянно поддерживать данные о ТМЦ в актуальном состоянии.
Шаг 4. Идентифицируйте материальные ценности
Чтобы быстро фиксировать операции, объект должен быть однозначно идентифицирован. Для этого могут использоваться:
Чтобы быстро фиксировать операции, объект должен быть однозначно идентифицирован. Для этого могут использоваться:
- серийные номера;
- QR-коды;
- NFC-метки;
- RFID-метки.
Шаг 5. Сделайте ответственность прозрачной
Например, при выдаче материалов, инструмента или расходников, помимо фиксации самой операции о выдаче, не менее важно зафиксировать:
Такой подход позволяет не только понимать текущий статус имущества, но и вести полную историю его движения.
Например, при выдаче материалов, инструмента или расходников, помимо фиксации самой операции о выдаче, не менее важно зафиксировать:
- кто выдал;
- кому выдал;
- когда выдал;
- в каком количестве;
- с какого склада (объекта, площадки или цеха);
- в каком состоянии и т.п.
Такой подход позволяет не только понимать текущий статус имущества, но и вести полную историю его движения.
Шаг 6. Контролируйте все склады
Для предприятий, имеющих территориально распределенные склады (складские площадки) особенно важно иметь единое информационное пространство на основе единой базы данных.
Руководство таких предприятий желает видеть актуальную информацию, как по каждой отдельной складской площадке, так и в целом по всем складам:
что в наличии → в каком количестве → на каком складе → текущие статусы.
Для предприятий, имеющих территориально распределенные склады (складские площадки) особенно важно иметь единое информационное пространство на основе единой базы данных.
Руководство таких предприятий желает видеть актуальную информацию, как по каждой отдельной складской площадке, так и в целом по всем складам:
что в наличии → в каком количестве → на каком складе → текущие статусы.
Шаг 7. Используйте все преимущества отчетности
Оперативный доступ к детальной и сводной отчетности о ТМЦ и их статусах, которая сформирована по фактическим данным, позволяет принимать взвешенные решения, минимизировать потери и существенно оптимизировать затраты.
Оперативный доступ к детальной и сводной отчетности о ТМЦ и их статусах, которая сформирована по фактическим данным, позволяет принимать взвешенные решения, минимизировать потери и существенно оптимизировать затраты.
Когда ручного учета становится недостаточно
Excel может быть удобным инструментом на начальном этапе. Но по мере роста количества ТМЦ, пользователей и объектов возникают ограничения:
В этот момент учет необходимо переводить из таблиц в специализированную систему.
- несколько версий одного файла;
- ручное обновление данных;
- отсутствие полной истории операций;
- сложность определения ответственного;
- ошибки при переносе информации;
- долгое проведение инвентаризации;
- отсутствие оперативной картины для руководителя.
В этот момент учет необходимо переводить из таблиц в специализированную систему.
Как DONE1 автоматизирует учет ТМЦ
ДАН (DONE1) позволяет организовать единый прозрачный цифровой процесс работы с материалами, инструментом, оборудованием и другими видами ТМЦ.
В системе можно вести каталоги ТМЦ с учетом уникальной идентификации каждой материальной ценности на основе технологий С/Н, QR, NFC или RFID. Оперативно проводить инвентаризацию складских остатков и непрерывно вести инвентаризацию текущего состояния склада. Фиксировать выдачу, возврат, перемещение, ремонт и списание, а также в реальном времени видеть текущий статус каждого наименования ТМЦ и полную историю его операций.
В результате предприятие, строительная площадка или производственный цех получает не просто перечень имущества, а актуальную цифровую картину движения материальных ценностей.
ДАН (DONE1) позволяет организовать единый прозрачный цифровой процесс работы с материалами, инструментом, оборудованием и другими видами ТМЦ.
В системе можно вести каталоги ТМЦ с учетом уникальной идентификации каждой материальной ценности на основе технологий С/Н, QR, NFC или RFID. Оперативно проводить инвентаризацию складских остатков и непрерывно вести инвентаризацию текущего состояния склада. Фиксировать выдачу, возврат, перемещение, ремонт и списание, а также в реальном времени видеть текущий статус каждого наименования ТМЦ и полную историю его операций.
В результате предприятие, строительная площадка или производственный цех получает не просто перечень имущества, а актуальную цифровую картину движения материальных ценностей.
Хотите понять, как организовать и автоматизировать учет ТМЦ на вашем предприятии?
Посмотрите, как работает автоматизация склада и учета ТМЦ в ДАН (DONE1).
Учет ТМЦ от поступления до списания. Контроль перемещения ТМЦ. Маркировка ТМЦ: QR, NFC или RFID. Учет ТМЦ без Excel.
Посмотрите, как работает автоматизация склада и учета ТМЦ в ДАН (DONE1).
Учет ТМЦ от поступления до списания. Контроль перемещения ТМЦ. Маркировка ТМЦ: QR, NFC или RFID. Учет ТМЦ без Excel.